El Ayuntamiento de Albacete prepara una nueva contratación para garantizar la renovación de los libros utilizados por los 17 clubes de lectura de la Red de Bibliotecas Municipales. La previsión municipal pasa por adquirir alrededor de 200 ejemplares cada año, una cifra que podría acercarse a los 1.000 libros si el contrato alcanza su duración máxima de cinco años.
La licitación está diseñada inicialmente para un año, con un presupuesto máximo de 3.000 euros con IVA, aunque contempla hasta cuatro años adicionales de prórroga, que podrán acordarse de manera anual o bianual. El valor estimado del contrato, calculado sin IVA e incluyendo esas posibles prórrogas y una eventual modificación de hasta el 20%, se sitúa en 15.000 euros.
El contrato no establece de antemano qué 200 libros concretos se comprarán. Las adquisiciones dependerán de las necesidades que vayan surgiendo en los clubes de lectura, por lo que el Ayuntamiento irá solicitando los títulos y cantidades correspondientes durante la vigencia del acuerdo.
17 clubes y un libro diferente cada mes
La dimensión del programa explica la necesidad de renovar periódicamente estos fondos. La Red de Bibliotecas Municipales cuenta actualmente con 17 clubes destinados a perfiles muy diferentes, entre ellos grupos de adultos, infantiles, poesía, lectura en inglés, lectura fácil, ecoclub o personas con autismo.
Estos clubes suelen reunirse una vez al mes entre octubre y mayo y cada grupo trabaja con un título diferente en cada sesión. Los lotes disponibles deben ir renovándose para mantener el interés de los participantes y también pueden intercambiarse con otras bibliotecas para aprovechar mejor los ejemplares adquiridos.
El Ayuntamiento considera los clubes de lectura una actividad esencial de las bibliotecas no solo por su papel en el fomento de la lectura, sino también porque contribuyen a crear comunidades de lectores y favorecen la educación, la cultura, la información y la convivencia.
Hasta un 15% de descuento que permitirá comprar más libros
El precio tendrá un peso importante a la hora de elegir a la empresa adjudicataria. Las librerías o distribuidores deberán señalar qué porcentaje de descuento aplicarán sobre el precio de venta al público, con un máximo del 15%, que es el límite contemplado para las adquisiciones realizadas por bibliotecas.
Una oferta con el 15% de descuento recibirá los 50 puntos disponibles en este apartado. Un descuento del 10% obtendrá 33,3 puntos y uno del 5%, 16,65 puntos.
La particularidad es que esa rebaja no servirá simplemente para gastar menos dinero. El planteamiento municipal es utilizarla para poder adquirir un mayor número de ejemplares con el presupuesto disponible. Cuanto mayor sea el descuento conseguido sobre el precio de los libros, más capacidad tendrá la Red de Bibliotecas para ampliar sus lotes.
Entregar los libros en 12 horas también dará puntos
El Ayuntamiento quiere además que los pedidos puedan resolverse con rapidez porque las fechas de reunión de los clubes se establecen previamente y un retraso puede dejar a algún participante sin tiempo suficiente para leer el libro antes de la siguiente sesión.
Por ello, las empresas podrán conseguir otros 20 puntos por reducir los plazos de entrega. El compromiso de suministrar un pedido en 12 horas o menos recibirá la máxima puntuación; hacerlo entre 12 y 24 horas aportará diez puntos y entregar entre 24 y 72 horas supondrá cinco.
Si la empresa no ofrece ninguna mejora, el plazo máximo ordinario establecido será de cuatro días, salvo situaciones excepcionales debidamente justificadas y autorizadas.
El tiempo también contará cuando llegue un ejemplar defectuoso. Sustituirlo en 12 horas o menos permitirá sumar diez puntos adicionales; hacerlo entre 12 y 24 horas dará siete, entre 24 y 48 horas cinco y entre 48 y 72 horas un punto.
Hasta 10 puntos por tener 750 libros de Albacete
Uno de los aspectos más singulares de la contratación está relacionado con el Fondo Local. El Ayuntamiento quiere aprovechar el contrato para favorecer que los clubes puedan trabajar también con autores de Albacete o con obras cuya temática esté relacionada con la capital o la provincia.
Las empresas podrán conseguir hasta diez puntos en función de la amplitud del catálogo que sean capaces de ofrecer durante la duración del contrato.
Para conseguir la máxima puntuación tendrán que acreditar 750 títulos diferentes o más de autores originarios o residentes en Albacete y provincia, o de libros cuya temática esté vinculada al territorio. Entre 600 y 749 títulos se concederán 7,5 puntos; entre 400 y 599, cinco; y entre 200 y 399, 2,5 puntos.
El catálogo podrá incluir narrativa, ensayo y publicaciones de editoriales nacionales, pero también libros autopublicados. Las empresas no tendrán que disponer físicamente de todos ellos en sus almacenes en el momento de presentar la oferta, aunque sí comprometerse a poder suministrarlos si finalmente se les solicitan.
Para acreditar esta capacidad deberán aportar un listado con el título, autor, ISBN cuando corresponda y la justificación de su relación con el Fondo Local.
Los repartos con vehículos CERO o ECO tendrán premio
Los últimos diez puntos de la licitación estarán relacionados con la sostenibilidad del transporte. El Ayuntamiento puntuará a las empresas que se comprometan a realizar el 100% de las entregas con vehículos que tengan distintivo ambiental CERO o ECO de la DGT, o su equivalente europeo.
La condición podrá cumplirse tanto mediante vehículos propios de la empresa como recurriendo a una compañía externa de transporte. En este último supuesto deberá acreditarse que la flota utilizada para los pedidos municipales reúne las características ambientales comprometidas.
A ello se suma otra obligación ambiental durante la ejecución del contrato. Los libros deberán transportarse utilizando embalajes reciclados, reciclables o que cuenten con certificaciones de sostenibilidad equivalentes, reduciendo además el empleo de plásticos de un solo uso.
Tapa dura siempre que exista
El Ayuntamiento establece también cómo deberán llegar los propios libros. Siempre que resulte posible se dará preferencia a las ediciones de tapa dura, cartoné o encuadernadas, recurriendo a la cubierta blanda cuando no exista o no se encuentre disponible una edición equivalente de tapa dura.
La empresa deberá suministrar además la última edición disponible en el mercado de cada título solicitado. El adjudicatario tendrá que ser capaz de conseguir bibliografía local, nacional e internacional independientemente de que determinados libros tengan sistemas de distribución exclusivos de otras empresas o instituciones.
Cada lote deberá incluir también las tiras antihurto necesarias, compatibles con los sistemas de detección instalados en las bibliotecas municipales.
Los pedidos llegarán a los Depósitos del Sol
La documentación técnica fija como punto de recepción habitual la Biblioteca Municipal Depósitos del Sol.
Las cajas tendrán que llegar correctamente embaladas e indicar en el exterior tanto el nombre de la empresa como el número de bultos que forman el envío. Si un pedido está compuesto por cuatro cajas, por ejemplo, cada una tendrá que identificarse siguiendo una numeración del tipo “1 de 4”, “2 de 4” y así sucesivamente.
Cada envío irá acompañado además de un albarán en el que deberán aparecer los títulos ordenados alfabéticamente, su precio unitario, el descuento aplicado y el IVA correspondiente.
Todos los gastos de transporte correrán a cargo de la empresa adjudicataria, sin que puedan cargarse posteriormente al Ayuntamiento.
Libros en depósito antes de decidir si se compran
La futura empresa tendrá que prestar también un servicio que permitirá a los técnicos municipales examinar determinados libros antes de incorporarlos definitivamente a los fondos.
Cuando la Biblioteca lo solicite, el adjudicatario deberá enviar ejemplares en depósito para que el personal técnico pueda examinarlos y seleccionarlos. Solo se facturarán aquellos que finalmente interesen al Servicio de Bibliotecas, mientras que la empresa tendrá que retirar por su cuenta el material descartado.
Si un libro llega defectuoso, repetido o presenta algún otro problema, la devolución deberá realizarse sin coste para el Ayuntamiento. La empresa tendrá igualmente que reponer gratuitamente los ejemplares que se extravíen durante el transporte desde el suministrador hasta la biblioteca.
Tampoco bastará con responder que un título no está disponible en el catálogo habitual del proveedor. Si resulta imposible atender un pedido, la adjudicataria tendrá que comunicarlo por escrito dentro del plazo máximo de entrega y explicar la causa. La imposibilidad no se considerará justificada si el libro continúa comercializándose y puede adquirirse en otras librerías o plataformas.
Un contrato que puede durar hasta cinco años
El contrato comenzará con una duración de un año, aunque el Ayuntamiento podrá aprobar hasta cuatro años adicionales de prórroga. De agotarse todas ellas, la relación contractual podría extenderse durante un máximo de cinco años.
La estimación municipal parte de 200 ejemplares por ejercicio y un precio medio de 15 euros por libro, aunque el número real dependerá de los títulos elegidos, sus precios y el descuento que consiga el Ayuntamiento.
La contratación se realizará mediante procedimiento abierto simplificado de tramitación abreviada. No se exige a las empresas acreditar solvencia económica o técnica ni constituir garantías, y las ofertas se decidirán exclusivamente mediante criterios automáticos: 50 puntos por el descuento, 30 por rapidez en las entregas y sustituciones, diez por el catálogo de Fondo Local y diez por utilizar transporte CERO o ECO.
Con este sistema, la Red de Bibliotecas Municipales pretende mantener actualizados los lotes con los que funcionan sus 17 clubes de lectura y, al mismo tiempo, introducir incentivos para que los libros lleguen más rápido, exista una mayor disponibilidad de publicaciones relacionadas con Albacete y el reparto genere un menor impacto ambiental.
