La actividad ferial de Albacete mueve también cientos de miles de impresos cada año. El Consorcio Institución Ferial de Albacete, IFAB, prepara un nuevo contrato para cubrir durante los próximos años la impresión de entradas, invitaciones, carteles, acreditaciones, flyers, adhesivos, mupis, dorsales, carpetas, sobres y pases de aparcamiento utilizados en sus diferentes certámenes.
Solo la previsión de un año contempla 142.000 entradas de diferentes modalidades y 109.000 invitaciones, a las que se suman decenas de miles de carteles, folletos y otros materiales. El suministro dará servicio a las ferias y acontecimientos programados por el IFAB, entre los que aparecen Expovicaman, Ferimotor, FIQAB, Albanime, 4 Players y Albatoy, además de Antigua y las necesidades extraordinarias que puedan surgir durante el calendario.
El contrato tendrá una duración inicial de tres años, comenzará tras su formalización en 2027 y podrá ampliarse mediante una única prórroga de otro año. De esta forma, la empresa que resulte adjudicataria podría encargarse de la imprenta de las ferias albaceteñas hasta 2030.
El presupuesto para los tres primeros años asciende a 134.193,60 euros sin IVA y 162.374,26 euros con impuestos. El gasto se realizará en función de las necesidades reales del IFAB, de modo que no se contratará necesariamente de una sola vez toda la producción estimada, sino que se irán encargando los materiales conforme se aproximen los diferentes acontecimientos.
142.000 entradas en un solo año
Las entradas representan una de las mayores tiradas previstas. El cálculo anual contempla 121.000 entradas generales, a las que se añaden otras 7.000 específicas para el sábado, 7.000 para el domingo y 7.000 válidas para dos días, lo que eleva el conjunto hasta las 142.000 unidades.
Las entradas tendrán unas dimensiones de 18,3 por 6 centímetros y se imprimirán a color por las dos caras. Se entregarán en talonarios de 100 unidades, numerados y grapados, con la numeración impresa tanto en la propia entrada como en su matriz.
La distribución prevista permite hacerse una idea del volumen de algunos certámenes. De las 121.000 entradas generales estimadas, 40.000 corresponderían a Expovicaman, otras 40.000 a FIQAB y 37.000 a Ferimotor, mientras que Antigua tendría una previsión de 4.000 unidades.
Otras 109.000 invitaciones para las ferias
Todavía mayor es el peso económico de las invitaciones, aunque su número es inferior al de las entradas. El IFAB calcula 109.000 invitaciones al año, cuyo coste máximo de referencia alcanza los 19.620 euros anuales.
Expovicaman y FIQAB concentran buena parte de esta producción, con una previsión de 40.000 invitaciones para cada una, mientras que Ferimotor alcanza las 25.000. El resto se reparte entre Antigua, Albanime, 4 Players, Albatoy y otras necesidades extraordinarias.
Las invitaciones se imprimirán a cuatro colores por las dos caras sobre papel semimate y tendrán un tamaño de 15 por 6 centímetros. Al igual que sucede con el resto de las cantidades, son previsiones que podrán modificarse dependiendo de las necesidades reales de cada feria.
Más de 23.000 carteles de diferentes tamaños y diseños
Los carteles constituyen otra parte importante del contrato. Cada año se estiman 10.000 carteles genéricos grandes, de 95 por 68 centímetros, y otros 10.800 de formato más pequeño, de 56 por 37,3 centímetros.
A ellos se sumarán diferentes carteles específicos para actividades, talleres, concursos, sorteos y otras iniciativas incluidas en la programación de las ferias. La estimación incorpora otros 2.850 carteles repartidos entre diez diseños diferentes, por lo que la producción anual prevista supera las 23.000 unidades.
Los formatos de mayor tamaño se imprimirán a color por una cara sobre papel semimate de 150 gramos. La organización facilitará las creatividades definitivas y decidirá cuántas unidades necesita de cada diseño dependiendo de la programación de los distintos certámenes.
Flyers, acreditaciones, adhesivos y mupis
La presencia del IFAB en calles y recintos requerirá además una importante cantidad de material promocional. La estimación anual incluye 17.400 flyers, 16.000 hojas informativas y 2.500 dípticos, todos ellos impresos a color y con características diferentes de tamaño y acabado.
También se contemplan 12.500 acreditaciones y 20.000 adhesivos de cinco por cinco centímetros. Las acreditaciones se imprimirán sobre papel semimate estucado brillo, mientras que para los adhesivos se utilizará material autoadhesivo blanco con acabado brillante.
El contrato incorpora igualmente 80 mupis al año, con unas dimensiones de 1,75 por 1,20 metros, así como 140 dorsales numerados y troquelados con cordón. Estos últimos estarán fabricados en cartulina de mayor gramaje y se entregarán completamente preparados para su utilización.
Carpetas, sobres y pases de parking
Las necesidades de imprenta no se limitan al material que recibe el público. El IFAB prevé disponer anualmente de 2.000 carpetas, fabricadas en cartulina mate de 300 gramos, plegadas al centro y con plastificado exterior brillante.
El suministro incluye también 3.500 sobres de tres formatos distintos, además de 1.500 tarjetones destinados a inauguraciones y 1.000 pases de aparcamiento. Estos productos forman parte del material genérico que el Consorcio utilizará a lo largo del calendario ferial.
Sumando las distintas previsiones, el IFAB calcula más de 350.000 unidades de material impreso al año, aunque esa cifra funcionará como referencia y podrá cambiar según la celebración efectiva de los certámenes y las necesidades que surjan en cada edición.
Un gasto anual estimado en 44.731 euros antes de impuestos
El coste anual utilizado para preparar la contratación se sitúa en 44.731,20 euros sin IVA. La mayor partida corresponde a las invitaciones, con 19.620 euros, seguida de las entradas generales, con 6.050 euros, y los carteles genéricos grandes, que representan otros 5.000 euros.
Los carteles pequeños suponen 3.240 euros anuales, las hojas informativas 2.880 euros y los flyers otros 1.740 euros. Los mupis están valorados en 1.120 euros, mientras que adhesivos, acreditaciones, dípticos, dorsales y el resto de materiales completan la estimación.
El precio definitivo dependerá de la oferta ganadora, ya que las empresas competirán precisamente por realizar estos trabajos por debajo de los importes máximos previstos. El precio será el único criterio para decidir la adjudicación, con 100 puntos sobre 100 para la propuesta económica.
Un mismo contrato para todas las necesidades de imprenta
El IFAB ha decidido no dividir el suministro en diferentes lotes pese a la variedad de productos que necesita. La razón es que hacerlo obligaría a crear un elevado número de contratos separados y podría provocar que determinadas piezas quedasen sin proveedor si algún lote no recibiera ofertas válidas.
La empresa que consiga el contrato tendrá que asumir de esta manera el conjunto del servicio, desde una gran tirada de entradas o invitaciones hasta los sobres, acreditaciones o carteles solicitados para una actividad concreta. También se hará cargo del transporte y entrega del material en el Recinto Ferial del IFAB, el Recinto Ferial de Albacete, los Ejidos o cualquier otro lugar que determine la organización.
Siete días para imprimir y entregar cada pedido
Uno de los aspectos más importantes será la rapidez. Cada pedido deberá estar completamente impreso y entregado en un plazo máximo de siete días naturales desde el encargo oficial, incluyendo el transporte hasta el lugar determinado por el IFAB.
Cuando exista una necesidad urgente, el margen se reducirá considerablemente. La organización podrá exigir que determinados materiales estén preparados y entregados en solo dos días naturales, por lo que la empresa deberá disponer de capacidad suficiente para afrontar trabajos con muy poca antelación.
El adjudicatario tendrá además que responder si una entrega llega deteriorada o en malas condiciones. En esos casos deberá asumir los gastos y reponer urgentemente el material afectado, ya que las entradas, carteles o acreditaciones tienen que llegar correctamente embalados y preparados para su utilización.
Las cantidades podrán cambiar según cada feria
Las cifras establecidas funcionan como una previsión anual y no como un pedido cerrado. El IFAB podrá modificar las cantidades de cada producto según la programación, la evolución de las ferias y las necesidades que aparezcan durante cada edición.
También podrá solicitar trabajos de imprenta con características distintas de las inicialmente previstas. En esos casos se aplicará el porcentaje de descuento que haya ofrecido la empresa adjudicataria respecto a sus precios.
La facturación se realizará feria por feria y únicamente por los trabajos realmente realizados. Si un certamen cambia de fecha, se aplaza o finalmente se cancela, el servicio se adaptará a la nueva situación y la empresa no podrá reclamar una indemnización por los trabajos que hayan dejado de ser necesarios.
