Los autónomos, profesionales y empresas de Albacete ya tienen una fecha concreta marcada en el calendario para uno de los mayores cambios en su forma de facturar. Hacienda ha dado este lunes el paso que faltaba para desplegar definitivamente la factura electrónica obligatoria en las operaciones entre empresarios y profesionales.
El Boletín Oficial del Estado publica este 5 de octubre la orden que regula técnicamente la solución pública de facturación electrónica. Su entrada en vigor, prevista para este martes 6 de octubre, activa a su vez la cuenta atrás establecida por la normativa estatal para que empresas y autónomos tengan que abandonar progresivamente las facturas convencionales en sus relaciones comerciales con otros negocios.
El cambio no será inmediato. La obligación se implantará en dos fases y la primera no llegará hasta dentro de un año.
El 6 de octubre de 2027, primera fecha clave
Los primeros obligados serán los empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones haya superado los ocho millones de euros durante el año natural anterior.
Para ellos, la factura electrónica obligatoria comenzará a aplicarse doce meses después de la entrada en vigor de la orden publicada este lunes. Por tanto, la fecha será el 6 de octubre de 2027.
El resto de empresarios y profesionales tendrán más margen para adaptar sus sistemas. La normativa concede un periodo de 24 meses, por lo que la obligación llegará para ellos el 6 de octubre de 2028.
Este segundo grupo comprende previsiblemente a la inmensa mayoría del pequeño tejido empresarial de Albacete: autónomos, comercios, profesionales y pequeñas empresas cuyo volumen de operaciones no supere el umbral de ocho millones de euros.
Por tanto, un autónomo albaceteño que facture por debajo de esa cantidad no tendrá que comenzar a utilizar obligatoriamente el nuevo sistema este martes ni tampoco en 2027. Su fecha de referencia será, con carácter general, octubre de 2028.
No afecta a cualquier factura
Otro aspecto importante es a qué operaciones se aplicará la medida.
La obligación se centra en las operaciones realizadas entre empresarios y profesionales, las conocidas como relaciones B2B. De esta forma, la nueva regulación pretende que las facturas generadas cuando una empresa presta un servicio o vende un producto a otra empresa o profesional circulen mediante formatos electrónicos estructurados.
No debe confundirse, por tanto, con la simple obligación de enviar al cliente particular una factura en PDF por correo electrónico.
La factura electrónica contemplada por la nueva normativa deberá contener información estructurada que pueda ser procesada automáticamente por los sistemas informáticos y permita seguir el ciclo completo de la operación.
Hacienda ofrecerá una herramienta gratuita
Uno de los aspectos que puede resultar especialmente relevante para los autónomos y pequeños negocios de Albacete es que no será imprescindible contratar una plataforma privada para poder cumplir con la obligación.
La Agencia Estatal de Administración Tributaria desarrollará una solución pública de facturación electrónica de acceso gratuito para los usuarios.
Además, Hacienda deberá poner a disposición de empresarios y profesionales una aplicación o formulario gratuito desde el que podrán generar las facturas electrónicas y las correspondientes comunicaciones relacionadas con su estado.
La plataforma pública tendrá que estar disponible al menos dos meses antes de la primera aplicación efectiva de la obligación. Teniendo en cuenta que las primeras empresas tendrán que adaptarse el 6 de octubre de 2027, la herramienta deberá estar operativa, como mínimo, dos meses antes de esa fecha.
Las empresas podrán optar también por plataformas privadas de facturación electrónica, siempre que cumplan los requisitos de interoperabilidad establecidos.
Hacienda recibirá copia aunque se utilice un programa privado
La regulación va más allá de sustituir una factura en papel por otra electrónica.
Las empresas y profesionales que utilicen plataformas privadas tendrán que enviar simultáneamente a la solución pública de Hacienda una copia electrónica fiel de cada factura en el formato establecido.
La sintaxis de referencia elegida es UBL, un estándar internacional diseñado precisamente para intercambiar documentos comerciales de forma estructurada entre diferentes sistemas informáticos.
El objetivo es que las distintas plataformas sean compatibles entre sí y que una empresa pueda enviar una factura a otra aunque utilicen programas diferentes.
También habrá que informar de cuándo se paga
El nuevo sistema permitirá además conocer qué ocurre con la factura después de emitirse.
Los destinatarios tendrán que comunicar el pago efectivo completo de las facturas electrónicas y su fecha. La normativa establece también comunicaciones para situaciones como el rechazo de una factura.
El sistema incorpora igualmente información sobre el vencimiento de los pagos, cobros e impagos.
Cuando una factura sea pagada completamente, el destinatario deberá comunicarlo a la solución pública en un plazo máximo de cuatro días naturales desde la fecha efectiva del pago, sin contar sábados, domingos y festivos nacionales.
Esta trazabilidad es una de las principales razones por las que el Gobierno ha impulsado la reforma.
Más control sobre la morosidad empresarial
Hacienda podrá disponer así de información mucho más precisa sobre cuánto tardan realmente las empresas en pagar las facturas.
La normativa pretende utilizar esos datos para combatir la morosidad comercial, uno de los problemas que afecta especialmente a autónomos y pequeñas empresas cuando trabajan para clientes que retrasan durante semanas o meses sus pagos.
La Agencia Tributaria proporcionará información sobre los plazos de pago a los organismos estatales correspondientes y trasladará anualmente al Observatorio Estatal de la Morosidad Privada los datos necesarios para elaborar el listado de empresas que incumplan los plazos legales de pago.
El cambio supondrá, por tanto, mucho más que modificar el formato de las facturas. El sistema permitirá seguir desde su emisión hasta su pago, rechazo o eventual impago.
Dos años para que la mayoría de autónomos se adapte
La publicación de este lunes despeja finalmente una de las principales incógnitas que permanecían abiertas desde que se aprobó la obligación general de facturación electrónica entre empresas.
Para la mayor parte de autónomos y pequeños negocios de Albacete comienza ahora un periodo de dos años para adaptarse.
Las empresas y profesionales que superen los ocho millones de euros tendrán un año menos y deberán estar preparados el 6 de octubre de 2027. Para el resto, la fecha será el 6 de octubre de 2028.
Hasta entonces podrán preparar sus programas de facturación, valorar si utilizan una solución privada o la plataforma gratuita de Hacienda y adaptar su funcionamiento a un sistema que permitirá a la Administración conocer no solo cuándo se emite una factura entre empresas, sino también cuándo se paga.
