Gestalba ha dado un nuevo paso para contratar el servicio encargado de imprimir, ensobrar, manipular y depositar cientos de miles de cartas y notificaciones tributarias que cada año son remitidas a los contribuyentes de la provincia de Albacete.
La licitación cuenta con un presupuesto base de 52.095 euros, sin impuestos, mientras que el valor estimado total del contrato asciende a 224.008 euros. El procedimiento se encuentra actualmente en fase de evaluación y no dispone de financiación procedente de fondos de la Unión Europea.
La Mesa de Contratación ha propuesto a Arteos Digital SL para el primer lote y a Mailing Andalucía SA para el segundo, después de valorar las ofertas técnicas, los precios, los plazos de entrega y la disponibilidad de centros de respaldo ante posibles contingencias.
Por el momento, se trata de una propuesta de adjudicación y no de la formalización definitiva del contrato. Las dos empresas clasificadas en primer lugar disponen de diez días hábiles para presentar la documentación exigida, acreditar los medios comprometidos y constituir la garantía definitiva.
Un procedimiento abierto y de tramitación ordinaria
El expediente corresponde a un contrato de servicios tramitado mediante un procedimiento abierto y ordinario. Las ofertas tuvieron que presentarse electrónicamente antes de las 19:00 horas del pasado 6 de julio.
Recibos, notificaciones y cartas tributarias
El servicio comprende la recepción de los archivos informáticos generados por Gestalba, la impresión masiva de los documentos, su plegado y ensobrado, la clasificación de los envíos y su traslado hasta el operador postal o las dependencias indicadas por el organismo provincial.
Los trabajos se han dividido en dos lotes. El primero incluye los documentos de pago y las comunicaciones relacionadas con los periodos de cobro voluntario.
El segundo engloba las cartas y notificaciones administrativas vinculadas con la gestión, recaudación e inspección de los tributos, tanto en periodo voluntario como ejecutivo, además de las comunicaciones correspondientes a los procedimientos sancionadores.
Hasta 717.000 sobres cada año
La documentación técnica calcula una producción anual estimada de 717.000 sobres y 885.000 documentos.
El primer lote concentraría aproximadamente 467.000 sobres y 510.000 documentos. El segundo alcanzaría otros 250.000 sobres y 375.000 documentos.
Las cifras son estimativas y podrán variar en función de las necesidades reales de Gestalba. La Administración no queda obligada a alcanzar exactamente esos volúmenes ni a consumir la totalidad del presupuesto disponible.
La empresa adjudicataria será también responsable de adquirir, almacenar y gestionar el papel y los sobres necesarios. Deberá mantener un stock mínimo equivalente al 10% de la producción anual prevista para cada modelo.
Cinco empresas compitieron por el primer lote
Un total de cinco sociedades presentaron ofertas al procedimiento: Arteos Digital, Consorcio de Manipulado y Servicios Postales, Mailing Andalucía, la Sociedad Estatal Correos y Telégrafos y Telemail.
Todas fueron admitidas para competir por el primer lote. Tres de ellas, Consorcio de Manipulado y Servicios Postales, Mailing Andalucía y Correos, optaron también al segundo.
Las propuestas técnicas fueron analizadas antes de abrir las ofertas económicas y el resto de los criterios cuantificables automáticamente.
En esta primera valoración, Telemail obtuvo 19 puntos para el lote uno, Correos logró 18,5, Arteos Digital alcanzó 18, Mailing Andalucía recibió 15 y Consorcio de Manipulado y Servicios Postales sumó 10,5 puntos.
Arteos Digital se impone por menos de dos puntos
La clasificación final del primer lote estuvo especialmente ajustada.
Arteos Digital obtuvo 92,44 puntos y fue propuesta para la adjudicación. Telemail quedó en segundo lugar con 90,66 puntos, una diferencia de solo 1,78 puntos.
Correos terminó tercero con 87,01 puntos, Mailing Andalucía fue cuarta con 84,48 y Consorcio de Manipulado y Servicios Postales quedó en quinta posición con 81,78 puntos.
Arteos presentó un precio unitario de 0,016 euros por sobre y 0,036 euros por documento. También se comprometió a efectuar las entregas en un solo día, independientemente del volumen de la remesa.
Mailing Andalucía lidera el segundo lote
Mailing Andalucía fue la propuesta mejor valorada para el lote dedicado a las notificaciones administrativas, la recaudación ejecutiva, la inspección tributaria y los procedimientos sancionadores.
La empresa obtuvo 93 puntos, frente a los 88,9 de Correos y los 86,42 de Consorcio de Manipulado y Servicios Postales.
Su propuesta económica fijaba un precio unitario de 0,019 euros por sobre y de 0,029 euros por documento. Ofreció entregas en dos días para los diferentes volúmenes de trabajo y acreditó la existencia de un centro de respaldo para responder ante posibles contingencias.
Correos no lidera ninguno de los lotes
La Sociedad Estatal Correos y Telégrafos participó en los dos lotes, pero no logró encabezar ninguna de las clasificaciones.
Quedó en tercera posición en el lote de documentos de pago y comunicaciones de cobro voluntario, con 87,01 puntos.
En el segundo lote, correspondiente a las cartas y notificaciones administrativas, terminó en segunda posición, con 88,9 puntos, a algo más de cuatro puntos de Mailing Andalucía.
Materiales ecológicos y controles para evitar errores
Los documentos y sobres deberán confeccionarse con materiales ecológicos libres de cloro y con fibra virgen procedente de bosques gestionados de forma sostenible. Esta condición podrá acreditarse mediante certificaciones como FSC o PEFC.
Las empresas deberán garantizar además que cada sobre contiene exactamente las páginas que corresponden a su destinatario. Para ello, el pliego exige un sistema de ensobrado inteligente mediante códigos ópticos o mecanismos equivalentes.
El objetivo es evitar duplicidades, omisiones, cruces de documentos o que información tributaria y personal termine dentro de un sobre equivocado.
Los sobres deberán ofrecer igualmente las garantías necesarias de confidencialidad y protección de datos, de manera que ninguna información pueda leerse desde el exterior, salvo el espacio destinado a identificar al destinatario.
Un mínimo de 200.000 sobres diarios
Las compañías que trabajen simultáneamente en los dos lotes deberán disponer de una capacidad mínima de impresión, plegado y manipulado de 200.000 sobres diarios en su centro principal de producción.
De esa capacidad, 150.000 sobres corresponderían al lote de documentos de pago y otros 50.000 al de notificaciones administrativas.
Gestalba calcula que las grandes emisiones del primer lote se concentrarán especialmente en abril o mayo y en septiembre. También están previstas comunicaciones por devoluciones de domiciliaciones durante junio y noviembre.
En el segundo lote habrá actividad durante todo el año. El organismo podrá remitir archivos para imprimir tres o cuatro veces por semana.
Seguimiento en tiempo real
Las adjudicatarias deberán habilitar una herramienta en línea para que Gestalba pueda conocer en qué fase se encuentra cada remesa.
El sistema deberá registrar cuándo se ha enviado la información, cuándo ha sido descargada, si el proceso ha quedado detenido, cuándo comienza la impresión, cuándo termina y en qué momento las cartas y notificaciones son depositadas ante el operador postal.
También tendrán que conservar durante al menos un año las evidencias de los controles de calidad y guardar durante un mínimo de tres meses los archivos de impresión remitidos por Gestalba.
Entregas de uno o dos días
El pliego establecía inicialmente que las remesas completas debían estar depositadas antes de las 14:00 horas del cuarto día hábil desde la conformidad de Gestalba, salvo que las empresas ofrecieran plazos inferiores.
Las dos propuestas seleccionadas mejoraron ese máximo. Arteos Digital ofertó un día para el primer lote, mientras que Mailing Andalucía planteó dos días para el segundo.
La adjudicataria deberá asumir también todos los gastos derivados del transporte y la entrega de las remesas en las oficinas del operador postal o en la sede central de Gestalba.
Quince días para poner en marcha el servicio
Una vez formalizado el contrato, las empresas adjudicatarias tendrán un máximo de 15 días naturales para implantar el servicio.
Durante ese periodo deberán desplegar los sistemas informáticos y de comunicación, garantizar la disponibilidad de sobres y papel, efectuar las pruebas de funcionamiento y activar la herramienta de seguimiento en línea.
Gestalba y las adjudicatarias celebrarán además una reunión inicial para concretar el calendario y el plan de transición.
Diez días para presentar la documentación
Tras aprobarse la clasificación, Gestalba ha ordenado requerir a las dos sociedades propuestas para que presenten la documentación previa a la contratación y constituyan la garantía definitiva.
En caso de que alguna no atienda correctamente el requerimiento, se considerará retirada su oferta, podrá imponérsele una penalización equivalente al 3% del presupuesto base de licitación sin IVA y se solicitará la documentación a la siguiente empresa clasificada.
