Con el objetivo de conservar la documentación original y mejorar el acceso a este tipo de documentos, el Ayuntamiento de Albacete procederá a la digitalización del Inventario Municipal de Bienes. Así, la Plataforma de Contratación del Estado recogía el inicio de la licitación de este servicio de digitalización.
Digitalización para proteger estos documentos en Albacete
El Pliego de Prescripciones Técnicas que rige este contrato detallaba que otro de los motivos de apostar por esta digitalización es evitar las lentas y engorrosas búsquedas de este tipo de documentos difíciles de reproducir por su gran volumen y, en ocasiones, elaborados con papel de mala calidad o con una antigüedad considerable. Por todo ello, se propone la digitalización de los fondos municipales apostando por su preservación, al tiempo de hacerlos más accesibles a través del soporte digital y evitando el manejo continuo del original con el consiguiente deterioro físico de la propia documentación.
El plazo de de duración de este contrato es de 6 meses, si bien se detalla que es susceptible de reducción por contemplarse como criterio de adjudicación. El presupuesto base de licitación para este servicio de digitalización es de 39.500 euros, cuantía a la que cabría sumar 8.295 euros correspondientes al 21% de IVA, por lo que asciende a un total de 47.795 euros (IVA incluido).
Contrato para digitalizar el Inventario Municipal de Bienes del Ayuntamiento de Albacete
El trabajo consistirá en la digitalización en color (RGB) a 200 ppp en TIFF con impresión interna en formato JPG. Además, se especifica que aquellos documentos que estén en blanco y negro se escanciarán en escala de grises con el fin de reducir el espacio ocupado, y además, se requiere para cada fichero PDF un fichero en formato TXT con el texto plano del fichero PDF correspondiente.
Igualmente, la empresa adjudicataria de este servicio de digitalización deberá realizar una indexación por referencia del inventario, efectuar una imagen previa a modo de carátula de cada volumen, el control de calidad de las imágenes y entregar una copia en discos duros con conexión USB. Del mismo modo se detalla que la documentación completa digitaliza tendrá que alojarse en el servidor informático del Ayuntamiento de Albacete.
La empresa que realice la digitalización del Inventario Municipal de Bienes del Ayuntamiento de Albacete deberá aportar cuantos recursos humanos y técnicos sean necesarios para realizar las tareas contratadas en los plazos comprometidos.
En relación al proceso de digitalización indican que debido a la fragilidad del material, los licitadores deberán utilizar un escáner de tipo cenital y luz fría. Además, se deberá asegurar la correcta manipulación de los ejemplares y se deberá, en cualquier caso, según las indicaciones del personal del Negociado de Patrimonio, especialmente con aquellos documentos que presenten un mal estado de conservación o presenten dificultades específicas en su manipulación.
El adjudicatario deberá disponer de todos los recursos necesarios, tanto físicos como de software para la ejecución del trabajo. Todo el equipamiento necesario para la digitalización correrá por cuenta del contratista. El Ayuntamiento de Albacete establecerá conjuntamente con la empresa adjudicataria la entrega y comprobación del material digitalizado, incluyendo tanto las copias digitales como sus metadatos.
Igualmente se especifica que las personas que realicen los trabajos de digitalización y control de calidad deberán poseer conocimientos específicos y demostrables en digitalización de materiales archivísticos y bibliográficos.
