Buscan a una empresa para el depósito, custodia y gestión de las historias clínicas del Hospital de Hellín

Publicado en la Plataforma de Contratación del Estado

La Plataforma de Contratación del Estado recogía la publicación del inicio de la licitación del servicio de depósito, custodia y gestión de historias clínicas pasivizadas y éxitus del Hospital de Hellín.

De este modo el presupuesto base de licitación para la contratación de este servicio asciende a 123.900 euros. Además se especifica que el plazo de ejecución del mismo contrato es de 14 meses.

Así, según se detalla en el Pliego de Prescripciones Técnicas de este contrato el Hospital de Hellín precisa de una empresa especializada en almacenamiento y custodia de historias clínicas que desarrolle la prestación del servicio en un centro de custodia aportado por la misma. De este modo se especifica entre las condiciones mínimas que debe cumplir la adjudicataria del servicio se encuentra la depuración, pasivización y reorganización de las historias clínicas de los archivos locales 1 y 2 ubicados en el Hospital de Hellín mediante la extracción de la documentación clínica considerada pasiva, según los datos que se faciliten por la Gerencia y la disposición adecuada de la misma para su trasladado a las instalaciones del adjudicatario.

En concreto se estiman para depurar y pasividad 35.700 historias clínicas y para reorganizar cerca de 50.500 historias clínicas. Igualmente la adjudicataria de será disponer de las historias clínicas y extraer la documentación clínica ubicada en el almacén externo del Hospital de Hellín para su traslado hasta las instalaciones del adjudicatario.

También deberá hacerse cargo del suministro de los contenedores cerrados de custodia necesarios, manufacturados en cartón; la incorporación de la documentación clínica depurada e historias clínicas de todos los locales a los nuevos contenedores de custodia, inventario y referenciación de los mismos para su traslado a las instalaciones del adjudicatario. Igualmente deberá trasladar debidamente embalado, inventariado y referenciado todos los contenedores de custodia hasta las instalaciones en las dependencias del centro de custodia del adjudicatario.

El registro informático, ordenación y archivado de la documentación clínica en este archivo externo también correrán cargo de la empresa adjudicataria del servicio, así como la custodia de la documentación clínica y la gestión de solicitudes y devolución de documentación clínica en formato físico y/o digital según sea demandado por la Gerencia de Atención Integrada de Hellín.

Para la ejecución del contrato la empresa adjudicataria deberá disponer de un local que cumpla con los criterios mínimos de calidad estructural y seguridad y con los elementos necesarios para la correcta conservación y con capacidad suficiente para albergar la documentación, así como la que se pueda ir generando durante la ejecución del mismo. Además deberá poseer las condiciones suficientes que garanticen el buen estado de conservación, control, localización, confidencialidad y seguridad de todas estas historias clínicas según la normativa aplicable.

El adjudicatario tendrá la obligación de disponer del personal cualificado, responsable directo de la calidad de los servicios, tanto en la fase de estudio como de ejecución del proyecto. Además el procedimiento de recogida, traslado y ubicación en las nuevas instalaciones de custodia del adjudicatario deberá  realizarse en las condiciones de seguridad y confidencialidad necesarias para garantizar el servicio, sin que esta circunstancia impida que la actividad asistencial y otras vinculadas del Hospital de Hellín se vean afectadas.

La ordenación de la documentación que permita su uso normalizado (ordenación, inventariado e informatización) no podrá superar el plazo de 15 hábiles, siendo los gastos derivados de este proceso por cuenta del adjudicatario. Como resultado del proceso se llegará a un inventario del archivo externo con las historias clínicas que finalmente se hayan pasivizado, donde conste el número de volúmenes por historia clínica, y que la empresa adjudicataria pondrá a disposición documentada del hospital. Así, para un adecuado funcionamiento del servicio se deberá garantizar la disponibilidad permanente de la documentación en óptimas condiciones de conservación y consulta.

Corresponderá al adjudicatario la prestación del servicio de transporte de las solicitudes y devoluciones de documentación clínica. El servicio incluirá el traslado y recogida de la documentación solicitada por la Gerencia y, en su caso, su devolución al archivo una vez utilizada. Estos traslados se realizarán en horario de mañana de lunes a viernes. Además el Hospital de Hellín podrá requerir la gestión de determinadas solicitudes de documentación, de escaso volumen, que se efectuarán mediante remisión digital y no en papel, adoptando las medidas de seguridad necesarias.

Marta Lopez

Periodista natural de Albacete. Licenciada en Periodismo por la Universidad de Murcia con más de 3 años de experiencia en medios de comunicación.
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